Stichting ZorgSaam. Locatie: Terneuzen

De organisatie

In de tachtiger jaren is de Stichting Ziekenhuisgroep Zeeuwsch-Vlaanderen gevormd door fusies tussen de toen bestaande zelfstandige ziekenhuizen in Oostburg, Sluiskil/Terneuzen en Hulst. Eind 1988 is het nieuwe ziekenhuis De Honte in Terneuzen in gebruik genomen, ter vervanging van het Liduina ziekenhuis in Hulst, het Elisabeth ziekenhuis in Sluiskil en het Juliana ziekenhuis in Terneuzen.

In juli 2000 is ZorgSaam Ziekenhuis gefuseerd met ZorgSaam Thuis; zij vormen samen de Stichting ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen. Ook woonzorgcentra Coensdike te Aardenburg, Emmaus te IJzendijke en de Ambulancedienst Zeeuws-Vlaanderen maken deel uit van Stichting ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen. Per 1 januari 2007 zijn ook hier de woonzorgcentra Vremdieke in Hoek en Bachten Dieke in Terneuzen aan toegevoegd.

ZorgSaam Zeeuws-Vlaanderen is de grootste aanbieder van zorg in de regio Zeeuws-Vlaanderen. Met ruim 3000 medewerkers staat de organisatie garant voor een breed pakket aan zorgdiensten. Met de vier pijlers; Ziekenhuis, Wooncentra, Thuis en Ambulance, is ZorgSaam in staat om naadloos op elkaar aansluitende zorg te verstrekken en is hiermee de grootste zorgaanbieder in de regio.

De dynamiek binnen de gezondheidszorg is groot. De ontwikkelingen in de zorgmarkt zoals het openstellen van de zorggrenzen, het DBC concept en het toelaten van privé klinieken, vragen om een strategische aanpak vanuit ZorgSaam en haar diensten. Onderscheidend vermogen zal hierin een belangrijke factor zijn.

Het proces om dit onderscheid te bewerkstelligen is reeds in gang gezet in de vorm van een belevingsgerichte werkvisie en aandacht voor beleving in de inrichting en vormgeving.

Beleving in algemene zin hierin centraal, die van de cliënt, patiënt, bewoner, bezoeker, specialist en collega.

Voor belevingsgericht werken moeten sommige richtlijnen en afspraken worden aangepast. ZorgSaam voert belevingsgericht werken daarom gefaseerd in. Eerst binnen de ziekenhuiszorg, vervolgens in de thuiszorg en ouderenzorg. (Niet alleen in de zorg overigens; óók in bijvoorbeeld de facilitaire dienst en de administratie). ZorgSaam wil belevingsgericht werken compleet hebben ingevoerd in 2012.

Facilitaire Dienst

De Facilitaire Dienst van ZorgSaam is verantwoordelijk voor de volgende processen: ontvangst en service, schoonmaak, ruimtebeheer, voeding, logistiek, inkoop, contractbeheer en bouwcoördinatie. Medio 2009 is de start gemaakt met de herinrichting van de Facilitaire Dienst en naar verwachting zal medio 2010 de implementatie gereed zijn. De volgende knelpunten vormden hier de aanleiding toe; teveel interne focus, inefficiency in uitvoering van facilitaire processen, onvoldoende benutting van schaalvoordelen en versnippering van vastgoedmanagement over verschillende diensten en afdelingen.

Op basis van een nieuwe processtructuur zijn vier nieuwe afdelingen te onderscheiden;

• Bedrijfsbureau; waaronder vastgoedmanagement, beheer van ruimten, terreinen en inrichtingen.
• Inkoop & Logistiek; waaronder alle back office activiteiten op gebied van inkoop en logistiek vallen.
• Services; facilitaire dienstverlening aan poliklinische patiënten, bezoekers, medisch specialisten. Het gaat hierbij om algemene facilitaire dienstverlening en gastvrijheid waarbij minder intensief klantcontact is dan bij de afdeling Hotel
• Hotel; gastvrijheidservice aan patiënten op de ziekenhuislocaties.

Recent zijn de posities van Hoofd Bedrijfsbureau, Hoofd Services en Hoofd Hotel benoemd. Momenteel is de functie van Hoofd Inkoop&Logistiek vacant.

Afdeling Inkoop & Logistiek

Onderdeel van de herinrichting van het facilitair bedrijf is het bundelen van alle logistieke en inkoopactiviteiten binnen ZorgSaam binnen een nieuw te vormen afdeling Inkoop & Logistiek.

Belangrijke thema’s waren en zijn het verbeteren van de efficiency en benutten van schaalvoordelen, welke door de samenvoeging van het Ziekenhuis met Thuiszorg en Wonen zijn ontstaan. Door het combineren van het logistieke aanbod aan de ene kant en het bundelen van de logistieke vraag aan de andere kant ontstaan aanzienlijke schaalvoordelen. Op logistiek vlak zit deze bv in het combineren van transporten tussen de diverse locaties en jobrotation over de diverse werkzaamheden. Voor het inkoop domein gaat dit schaaleffect eveneens op: bundeling van inkoopvolume zorgt voor een betere onderhandelingspositie richting leveranciers en daarmee tot grotere inkoopvoordelen.

Voor Inkoop spelen komend jaar de volgende thema’s en projecten:

*Verdere invulling geven aan het centraliseren van inkoop. Inkoop is momenteel nog te verdeeld, bv inkoop voor Woonzorg gebeurt nog niet centraal. Activiteiten zullen meer gebundeld kunnen worden en de samenwerking met deze onderdelen kunnen versterkt worden.

*Stroomlijnen en verder professionaliseren van de afdeling. De onderlinge samenwerking, taakverdeling en belasting kan verder verbeterd worden. Daarnaast zal aandacht besteedt moeten worden aan de rapportage van de resultaten en planning.

*Gebruik van het huidige inkoopsysteem (VILA)organisatiebreed dient vergroot te worden, met in achtneming van autorisatie richtlijnen.

*Verder automatiseren van het inkoopproces, waaronder digitale facturering en het digitaliseren van bestellingen.

* Vormgeven aan de samenwerkingsverbanden waar ZorgSaam deel van uitmaakt en hier meer rendement uit halen. Het betreft hier oa RIZ (Regionaal Inkoopverband Zeeland), ZVZO (samenwerking zorgorganisaties Zeeuws-Vlaanderen), VSZ (Vereniging Samenwerkende Ziekenhuizen).

Voor Logistiek zijn de volgende thema’s en projecten het komende jaar van belang:

• Verdere integratie van de voorheen afzonderlijke logistieke diensten Ziekenhuis, Thuiszorg en Wooncentra. Jobrotation en het vergroten van de horizontale inzetbaarheid zullen hier een belangrijke rol in spelen.
• Het opzetten van een decentraal logistiek centrum ter vervanging van het huidige inpandige centrum, waarbij de uitleenartikelen ten behoeve van de Thuiszorg en de opslag goederen bij elkaar opgeslagen worden;
• Inregelen van patiënten vervoer; wat een nieuwe tak voor de afdeling betekent;
• “Voorraad, Zeker maar niet teveel”; herberekening en indien nodig opnieuw vaststelling van de meest optimale voorraadniveaus welke in centraal magazijn beheerd wordt;
• Invulling geven aan centrale planning. Hier zal een nieuwe functie voor in het leven geroepen worden, die van Logistiek Planner, welke als staf aan de Teamleider Logistiek toegevoegd wordt. Tevens zal onderzocht moeten wordt in hoeverre het huidige systeem een centrale planning kan ondersteunen, danwel welke functionaliteit nieuw gebouwd zal moeten worden.

De afdeling bestaat uit 55 medewerkers (waarvan ca 45 bij Logistiek en de overige bij Inkoop).

Hoofd Inkoop & Logistiek, doelstelling en resultaatgebieden

Doelstelling Hoofd Inkoop & Logistiek:

Het hoofd Inkoop & Logistiek is integraal verantwoordelijk voor bedrijfsprocessen binnen en rondom inkoop en logistiek.

Resultaatgebieden :

Is integraal verantwoordelijk voor het management van de afdeling Inkoop & Logistiek

Geeft direct en indirect leiding aan de ca 55 medewerkers van de afdeling Inkoop & Logistiek

Organiseert bedrijfsprocessen

Draagt zorg voor de kwaliteit van de dienstverlening van de afdeling Inkoop & Logistiek

Neemt deel aan en geeft impuls en invulling aan bovengenoemde projecten en thema’s.

Het Hoofd Inkoop&Logistiek rapporteert aan de Manager Facilitaire Dienst.

Hoofd Inkoop & Logistiek, het profiel

De gezochte functionaris beschikt over:

• relevante (minimaal) HBO- opleiding,
• minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring in het vakgebied van Logistiek en/of Inkoop,
• enkele jaren leidinggevende ervaring,
• uitstekende vaardigheden in relatiebeheer en onderhandelingsprocessen,
• tact en inlevingsvermogen,
• vermogen om draagvlak te creëren binnen en buiten de organisatie,
• conceptueel en analytisch denkvermogen en kunde dit te vertalen naar processen en handelen in de organisatie,
• gevoel voor dienstverlening en klantgerichtheid,
• uitstekende communicatieve en adviesvaardigheden, goede schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid,
• gretigheid, creativiteit, initiatief, en volhardingsvermogen,
• integriteit,
• affiniteit met de zorg.

De gezochte functionaris is resultaatgericht en volhardend en enthousiasmeert en inspireert medewerkers tot ontwikkeling en samenwerking. Uiteraard heeft hij/zij affiniteit met dienstverlening aan de doelgroep en voelt zich thuis in de regio.

Tenslotte is geduld, realisme wat betreft haalbaarheid van doelen, van belang om te slagen als Hoofd Inkoop & Logistiek.

Praktische informatie

Het betreft een functie van 36 uur, waarbij invulling voor 32 uur bespreekbaar is. Standplaats is Terneuzen.

ZorgSaam kent goede arbeidsvoorwaarden conform de CAO Ziekenhuizen, inschaling vindt plaats op basis van ervaring. Terra Management Groep kan hierover informatie verschaffen.

Terra Management Groep werft en selecteert kandidaten en zal een voorstel van geschikte en gemotiveerde kandidaten aan ZorgSaam voorleggen in de vorm van een presentatie van curricula vitae. De selectie- en benoemingsprocedure die daarop bij ZorgSaam volgt, wordt door Terra Management Groep begeleid.

De kennismakingsgesprekken met de consultant van Terra Management Groep, zijnde drs A. Nijdam, zijn gepland in de weken 23. Daarna zal Terra Management Groep haar voorstel doen aan ZorgSaam. De gesprekken daar zijn gepland in de week 24 en 25. Het is de bedoeling de procedure voor 1 juli aanstaande af te ronden.

Wanneer u geïnteresseerd bent in de betreffende functie, ontvangt Terra Management Groep graag vóór 9 juni aanstaande een motivatiebrief en curriculum vitae met daarin per functie of periode de resultaten van uw bijdrage aan de doelstellingen van de organisatie of het onderdeel daarvan. Wilt u in uw curriculum tevens zichtbaar maken op welke deelterreinen van uw vakgebied u heeft gewerkt.

Bij sollicitatie graag vermelden waar u in eerste instantie van de vacature heeft gehoord of gezien.

Terra Management Groep
Postbus 22, 3720 AA Bilthoven
Soestdijkerweg 12, 3734 MH Den Dolder
T 035 - 625 00 50
F 035 - 625 00 55
Terra Mail